Er is al veel over gezegd en geschreven, sociale veiligheid. En toch besteed ik er graag een blog aan. Te veel aandacht voor sociale veiligheid bestaat namelijk niet in mijn ogen. Wanneer je als leidinggevende de aandacht voor de sociale veiligheid laat verslappen heeft dit enorme impact:
- Er ontstaat gedoe in het team
- De resultaten komen onder druk te staan
- Je verloop en ziekteverzuim gaat omhoog
“Zo’n vaart zal het toch niet lopen?” Zou je denken!
Wanneer mensen zich niet veilig voelen bij elkaar, wanneer de vrijheid ontbreekt om je te uiten of waar je bang bent om tegengesproken te worden zoek je elkaar niet op. En juist dat is nodig voor een team om te presteren. Wanneer ontstaan de beste verbeter ideeën? In een brainstorm waar je je vrij genoeg voelt om alles te uiten, waar niet al je ideeën afgekapt worden met ‘maar dat hebben we al een keer gedaan’ of er een wedstrijdje ‘wie heeft het beste idee dit keer’ wordt gedaan. Bij de laatste loop je namelijk het risico dat mensen bang zijn dat hun idee niet goed genoeg is en ze het maar voor zich houden.
En dan? Dan verbeteren we niet meer, dan blijven de resultaten hangen. Hebben mensen minder plezier et cetera et cetera.
Oké, genoeg over de risico’s. Maar wat kan je nou doen om de sociale veiligheid hoog te houden?
Koffietalk
Besteed tijd en aandacht aan elkaar, ook over niet werkinhoudelijke zaken. Zorg dat teamleden elkaar beter leren kennen, daar is gewoon tijd voor nodig. Zorg ervoor dat er gedurende de werkweek tijd is voor een praatje bij de koffie. Een hoge werkdruk draagt onbewust ook bij aan een mindere sociale veiligheid. Spreek met elkaar niet alleen maar over de werkinhoudelijke zaken, maar ook over de manier waarop er samengewerkt wordt. Evalueer regelmatig niet alleen de inhoud, maar ook het proces. En: ga ook eens in de zoveel tijd de werkvloer af, organiseer een teamuitje. Zo leren mensen elkaar op een andere manier kennen en is de drempel om elkaar op de werkvloer op te zoeken lager.
Herhalen-herhalen-herhalen
Schep duidelijke verwachtingen op de werkvloer. Welke resultaten worden er verwacht? En wat is dan het gezamenlijke doel van het team? Het hebben van een gezamenlijk doel dwingt onbewust al tot samenwerken, verbeteren en feedback geven. Hoe helderder de werkinhoudelijke afspraken en verantwoordelijkheden, hoe minder ‘ruis’ daarover kan ontstaan. Iedere vorm van ruis leidt namelijk af van het daadwerkelijke werken. Tijdens het samenwerken ontstaat in de dynamiek, de onderlinge verbale én non-verbale communicatie, al genoeg ruis.
Het is niet voldoende om alleen aan het begin van het jaar de doelen te delen met het team en dan te verwachten dat iedereen het wel onthoud. Zorg dat de doelen doorleefd worden en dat onderling taken verdeeld worden en afspraken worden gemaakt. Plan regelmatig overleg in om de voortgang te bespreken. Overleg niet om te overleggen: ieder overleg heeft een doel. Zolang dat helder is voor iedereen is het zinvol en zet iedereen zijn schouders er onder. Herhaal en bespreek continu de verwachtingen en resultaten, laat het leven.
Non-verbale signalen zijn key!
Let goed op non-verbale communicatie. Ik begeleidde laatst een teamdag waarbij tijdens de check-in één van de teamdelen aangaf ‘ik had niet zo’n zin in deze dag, het is de laatste tijd zo onveilig dat het voelt alsof mijn arm afgehakt is’. Je kunt je de non-verbale reacties in de zaal voorstellen: dergelijk taalgebruik maakt dat mensen schrikken en zich juist gaan inhouden. Door er luchtig over door te vragen ontstond er weer ruimte en kwam een waardevol gesprek tot stand over de veiligheid binnen én buiten het team. Het teamlid zelf had overigens geen idee dat door deze manier van spreken de veiligheid juist verslechterde!
Achter iedere verbale uiting schuilt ook een non-verbale reactie. Onze normen en waarden worden ergens onbewust geraakt waardoor aannames en overtuigingen ontstaan. We gaan er ‘iets van vinden’ en dat laten we vaak zien zonder dat we het in de gaten hebben. In de samenwerking is het ontrafelen van deze onbewuste non-verbale signalen belangrijk om de onderlinge veiligheid te waarborgen. Zie je een bepaalde reactie? Neem niet zomaar zelf iets aan, maar check deze: wat betekenen de gefronste wenkbrauwen? Wat betekent die ene zucht? Vraag even door voordat je aanneemt dat iemand bijvoorbeeld niet tevreden is, of jouw idee saai of slecht vindt. Er kan ook iets heel anders achter zitten!
Conflicten zijn verbindend
Iedereen is anders. Gelukkig ook maar! Maar juist de verschillen in communicatie en gedrag leiden soms ook tot frustratie en zelfs af en toe tot wrijving en conflict. Wanneer we in deze ‘staat’ verkeren, reageren we vaak vanuit ons primaire ‘reptielenbrein’. Niet altijd even constructief. Als leider help je je collega’s door ze ruimte te geven om na te denken. Geef ze een moment van reflectie, oordeel zelf niet te snel. Begeleid vervolgens het gesprek. Daag mensen uit om vanuit een respectvolle bril naar elkaar te kijken. Je bént namelijk niet je gedrag. Achter ieder gedrag zit een positieve intentie. Begeleid je medewerkers om dit in te zien en daag ze uit om nieuwsgierig te zijn naar elkaar. Soms is dat spannend, maar meestal leidt het tot meer verbinding!
Continu proces
Werken aan de sociale veiligheid blijft altijd waardevol én belangrijk. Er is niet één oplossing, niet één manier. Zolang je in verbinding blijft, nieuwsgierig blijft naar elkaar, houd je elkaar vast. Hoe meer vertrouwen onderling, hoe meer werk er verzet kan worden: samen.
