Iedereen irriteert zich wel eens ergens aan. Soms is het de manier van praten van de ander, de werkwijze die iemand hanteert en soms hoeft het maar een blik te zijn. Alle verbale en non-verbale uitingen kunnen aanleiding zijn tot irritatie. En dat is helemaal niet erg. Je hebt namelijk een keus hóe je met die irritatie om gaat. Je kan bij jezelf denken, ‘oh, daar gaan mijn gedachten en meningen weer, ik laat het lekker gaan’ of je spreekt je uit.
Wanneer je er voor kiest om niets met je irritatie te doen is dat natuurlijk helemaal oké. Maar fair is het niet wanneer je er later dan nog eens nóg geïrriteerder op terugkomt omdat het je niet gelukt is de emotie die er bij hoort te laten zakken.
Toch is dit wel de weg die veel mensen kiezen. Je uitspreken zou namelijk zomaar eens kunnen leiden tot discussie of conflict. En dat vermijden we liever.
De interactie binnen teams en de manier van uit- of aanspreken heeft grote invloed op het succes van een team. Wanneer emotie ingehouden wordt blijft het toch een beetje in de lucht hangen. Van de andere kant: als er meer met elkaar uit- en aangesproken wordt dan dat er daadwerkelijk gewerkt wordt gaat het zijn effectiviteit voorbij. De scheidslijn is dun!
Maar wat zijn nou de grootste irritatievormen als we het hebben over interactie in teams? En hoe kan je ze voorkomen?
Abstracte communicatie
Het blijven hangen in vaagheden is killing voor de teamsprit en de onderlinge samenwerking. Communiceer verwachtingen helder en vraag door om te kijken of de ander je ook begrepen heeft. Vaak denken we dat alles duidelijk is, want voor jou is het duidelijk. Maar of dat ook zo voor de ander is? We vergeten het snel te checken. En herhaal verwachtingen, of doelen. Blijf ze bespreekbaar maken. Is het nog haalbaar? Moeten we ergens bijsturen? Hoe helderder én transparant jij bent, hoe makkelijker het voor anderen is om hulp te vragen.
Eenzijdig luisteren
Soms ben je in gesprek en zie je gewoon dat de ander in zijn hoofd ergens anders zit. Er wordt wel geknikt en zo af en toe gereageerd en dan ineens is er een haakje: de ander wordt enthousiast en begint zijn eigen verhaal. Ik zie het vaak gebeuren. Écht oprecht bij de ander zijn in een gesprek is namelijk heel lastig. Je eigen brein maakt meteen plaatjes. Je koppelt je eigen herinneringen en verhalen aan het verhaal waar je naar luistert. Zonder dat je er erg in hebt neem je het verhaal over. Het overkomt iedereen wel eens! En wanneer je je er van bewust bent, ben je ook in staat de bal weer terug te leggen. Stel een verdiepende vraag in plaats van aan te vullen met je eigen verhaal. Dan blijf je in verbinding en neem je niet zomaar het gesprek over.
Non-verbale communicatie
Het grootste deel van communicatie is non-verbaal. We zeggen meer met ons gezicht en onze houding dan met de woorden die we uitspreken. Wanneer het non-verbale niet in één lijn is met het verbale treed verwarring op. Iemand knikt enthousiast maar er volgt een stilte in plaats van een bevestiging. Er wordt niets daadwerkelijk afgesproken. Het effect: doordat de ander enthousiast knikt denk jij dat alles wel in orde komt. Terwijl de ander misschien denkt: ‘leuk idee, maar ik heb geen tijd’. Zorg ervoor dat je non-verbale communicatie in lijn is met wat je denkt, voelt en zegt. Geen tijd voor een nieuw project? Ga niet enthousiast zitten knikken, maar spreek uit dat je het een leuk idee vindt maar er zelf geen tijd voor hebt. Dan is jouw communicatie congruent en kan je samen beslissen wat de actie wordt.
Oordelend taalgebruik
De intentie is vaak zo slecht nog niet, maar bij de luisteraar kunnen algemene meningen en oordelen harder binnen komen dan je denkt. Denk bijvoorbeeld aan de uitspraak ‘Gen Z moet eens wat harder werken’. Die ene, toch echt hard werkende, Gen Z collega in je team kan hier onzeker van worden. En de drempel om hier vragen over te stellen kan nét even te groot zijn, waardoor de onzekerheid in de lucht blijft hangen. Vind je écht dat die ene Gen Z collega zijn best niet doet? Ga dan 1 op 1 het gesprek aan in plaats van zo’n uitspraak te doen in de gehele groep. Wil je de verschillen in de werkgeneraties bespreekbaar maken? Stel dan vragen, vanuit nieuwsgierigheid, onderzoekend. Zo blijft het respectvol en gelijkwaardig.
Inconsistentie
Doen wat we zeggen en zeggen wat we doen. Voor veel mensen is het belangrijk dat we handelen in lijn met de verwachtingen. Wanneer de jaardoelstellingen maandelijks bijgesteld worden weten mensen op een gegeven moment niet meer waar ze naar toe moeten werken. Wanneer een werkafspraak meer uitzonderingen heeft dan geloofwaardig is lijkt de afspraak niet zo belangrijk meer. Maak je met elkaar de afspraak om wekelijks een overleg te hebben? Dan geldt die afspraak natuurlijk voor iedereen. Wanneer vervolgens maar de helft op komt dagen vragen teamleden zich af: ‘was die afspraak dan alleen voor mij?’
Wanneer je je bewust bent van je eigen communicatie valkuilen én die van de ander blijf je in verbinding, in gesprek. Zo bouw je je irritatie om tot een succesfactor voor het team. In succesvolle teams is aandacht voor het resultaat maar zeer zeker ook aandacht voor de interactie. De manier van samenwerken is daar net zo belangrijk als het eindresultaat. Sterker nog: ze zijn zich er van bewust dat alleen écht succes behaald wordt mét aandacht voor interactie.
